Иш берүүчү өз кызматкерлеринин жазууларын жүргүзүшү керек жана ошол эле учурда эмгек мамилелери үчүн зарыл болгон жеке маалыматтарды гана иштете алат. Бул эки милдеттенме кадрдык иште кездешет жана практикалык суроо ар дайым бирдей: эмне кириши мүмкүн, эмне кирбеши мүмкүн жана ал канча убакытка чейин сакталышы мүмкүн.
Эмне сакталышы мүмкүн
Эмгек келишимин аткаруу жана мыйзамдуу милдеттенмелерди аткаруу үчүн зарыл болгон маалыматтар: аты-жөнү жана дареги, туулган күнү, жарандык кызмат номери, жумушка орношууда тастыкталган инсандыгын тастыктаган документтин көчүрмөсү, келишим жана ага киргизилген өзгөртүүлөр, эмгек акы жана эмгек акы жөнүндө маалыматтар, баалоо жана иштин натыйжалуулугу жөнүндө кат алышуулар, окутуу жазуулары, жок болгон күндөр жана эскертүүлөргө же тартиптик маселелерге байланыштуу жазуулар.
Жарандык кызмат көрсөтүүнүн номери жана инсандыгын тастыктоочу документтин көчүрмөсү салык жана социалдык камсыздандыруу мыйзамдары тарабынан талап кылынгандыктан, файлда сакталат; ошол эле талап аларды мыйзамдуу кылат. Башка максаттар үчүн инсандыгын тастыктоочу документтин көчүрмөсүн суроого уруксат берилбейт.
Эмне сакталбашы мүмкүн
Ден соолук маалыматтары негизги тузак болуп саналат. Кызматкер ооруп калганын билдиргенде, жумуш берүүчү кызматкердин жок экенин, кайсы күндөн баштап жана күтүлгөн мөөнөт канча экенин, ошондой эле кызматкер жумушта эмне кыла аларын жана эмне кыла албасын жана зарыл болгон өзгөртүүлөрдү жазып алышы мүмкүн. Жумуш берүүчү оорунун мүнөзүн, диагнозду, дарылоону же дары-дармектерди, ал тургай кызматкер өз ыктыяры менен алган учурда да, жазып ала албайт. Бул маалымат компаниянын дарыгерине таандык, анын иши өзүнчө жана жумуш берүүчүнүн ага кирүү мүмкүнчүлүгү жок.
Ошондой эле, мыйзамда белгиленген өзгөчө учурлар каралбаса, дин, саясий көз караш, профсоюзга мүчөлүк, этникалык теги жана сексуалдык ориентациясы жөнүндөгү маалыматтар; кызматкердин ишке тиешеси жок жеке жашоосу жөнүндөгү жазуулар; жана жетекчилер тарабынан жазылган, кызматкерлер көрүүгө укуктуу жана талаш-тартышта жазылгандагыдан таптакыр башкача окулуучу түзүмдөштүрүлбөгөн жеке таасирлер да орунсуз.
Маалыматтар канча убакытка чейин сакталышы мүмкүн?
GDPR белгиленген мөөнөттөрдү белгилебейт; эреже боюнча, маалыматтар зарыл болгондон ашыкча сакталбашы керек. Иш жүзүндө эки сап колдонулат: персоналдык маалыматтардын көпчүлүгү жумуштан бошотулгандан кийин эки жылдын ичинде алынып салынат, ал эми салык максаттары үчүн талап кылынган маалыматтар – эмгек акы боюнча жазуулар, инсандыгын тастыктаган документтин көчүрмөсү, эмгек акыдан алынуучу салык жөнүндө декларация – жети жыл бою сакталат, анткени салык органы муну талап кылат.
Жумушка алынбаган талапкерлердин арыздары, адатта, төрт жуманын ичинде же талапкердин макулдугу менен бир жылга чейин жок кылынат. Бул мөөнөттөрдү ар бир категория боюнча белгилеген жана иш жүзүндө колдонулган сактоо графиги шайкештикти умтулуудан далилге айландырат.
Кызматкердин укуктары
Кызматкерлер өз файлдарын көрүүгө, туура эмес маалыматтарды оңдоого жана белгилүү бир жагдайларда маалыматтарды өчүрүүгө укуктуу. Кирүү өтүнүчү - бул укук, душмандык аракет эмес жана ага бир айдын ичинде жооп берилиши керек. Иш жүзүндө бул өтүнүчтөр көп учурда талаш-тартыштын башталышында келип чыгат, бул уялбай көрсөтүлө турган файлдарды сактоо үчүн жакшы себеп.
Практикалык текшерүү тизмеси
Ар бир кызматкер үчүн аныкталган түзүмгө ээ бирден файлды сактаңыз, ошондо анда эмне бар экени түшүнүктүү болот. Кирүүнү муктаж болгондор менен чектеп, кимдин мүмкүнчүлүгү бар экенин жазып алыңыз. Оору жөнүндө маалыматтарды компаниянын дарыгеринде жана персоналдык файлдан тышкары сактаңыз. Сактоо мөөнөттөрүн ар бир учурга өзүнчө эмес, жыл сайын белгиленген күнү колдонуңуз. Жана мунун баарын көзөмөлдөөчү орган сураган биринчи документ болгон иштетүү реестрине жазып коюңуз.
Кенеш
Биз кызматкерлер үчүн персоналдык файлдарды жүргүзүү практикасын, сактоо графигин жана купуялык жөнүндө билдирүүлөрдү карап чыгабыз жана талаш-тартыштын ортосунда кирүү өтүнүчү качан келип түшкөнүн кеңеш беребиз. Байланыш маалыматы Law & More; биздин жумушка орношуу жана купуялуулук боюнча юристтерибиз бул суроолор боюнча биргелешип иштешет.
