Жумуш берүүчү катары сиз кадрлар папкасында эмгек мамилелери жана мыйзамдуу милдеттенмелериңиз үчүн керектүү маалыматтарды гана сактай аласыз. Ден соолук жөнүндө маалымат көңүл бурууга арзырлык негизги өзгөчөлүк болуп саналат: сиз кызматкердин жумушта жок экенин жана ал эмне кыла алаарын жазсаңыз болот, бирок диагнозду же оорунун мүнөзүн эч качан жазбаңыз. Бул эки эреже, белгиленген сактоо мөөнөттөрү менен бирге, папкага эмне кирерин, эмне калаарын жана канча убакытка сакталышы мүмкүн экенин аныктайт.
Жеке иш кагазында эмнелерди сактай аласыз?
Сиз эмгек келишимин аткаруу жана юридикалык милдеттенмелериңизди аткаруу үчүн зарыл болгон маалыматтарды сактай аласыз. GDPR (нидерланд тилинде: AVG) жеке маалыматтардын ал максатта талап кылынгандан узак же көп көлөмдө сакталбашы керектигин талап кылат.
Иш жүзүндө, бул төмөнкүлөрдү камтыйт:
- аты-жөнү жана дареги, ошондой эле туулган күнү жөнүндө маалыматтар;
- жарандардын тейлөө номери (burgerservicenummer, BSN);
- жумушка орношууда ырастаган инсандыгыңызды тастыктаган документтин көчүрмөсү;
- эмгек келишими жана ага киргизилген бардык өзгөртүүлөр;
- эмгек акы жана эмгек акы жөнүндө маалыматтар;
- баалоо жана иштин натыйжалуулугу жөнүндө кат алышуулар;
- окуу жазуулары жана жок болгон күндөр;
- эскертүүлөрдүн же тартиптик чаралардын жазуулары.
Жарандык кызмат көрсөтүүнүн номери жана инсандыгын тастыктоочу документтин көчүрмөсү салык жана социалдык камсыздандыруу мыйзамдары тарабынан талап кылынгандыктан, файлда бар. Ошол эле юридикалык милдеттенме аларды сактоону мыйзамдуу кылат. Башка максаттар үчүн инсандыгын тастыктоочу документтин көчүрмөсүн сурай албайсыз.
Кайсы маалыматтарды сактай албайсыз?
Сиз оорунун мүнөзүн же себебин, диагнозун, дарылоосун же дары-дармектерин жазып ала албайсыз. Бул кызматкер сизге бул тууралуу өз ыктыяры менен жана ал тургай кызматкердин макулдугу менен айтканда да колдонулат.
Нидерландиянын Маалыматтарды коргоо органы (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) ооруп калган кызматкерлер боюнча өзүнүн саясат эрежелеринде кызматкер ооруп калганын билдиргенде эмнелерди жазып алсаңыз болорун тизмектейт. Кыскасы: телефон номери жана кызматкердин жашаган дареги, жок болуунун күтүлгөн узактыгы, учурдагы дайындоолор жана жумуш, коопсуздук тармагынын жобосу (vangnetregeling) колдонулабы, жок болуунун жумуштагы кырсык менен байланышы барбы жана жооптуу үчүнчү жак катышкан жол кырсыгына катышабы же жокпу.
Компаниянын дарыгеринен (bedrijfsarts) же эмгекти коргоо кызматынан сиз кызматкердин кайсы жумушту аткара аларын жана аткара албасын, жумушка чыкпоонун күтүлгөн узактыгын, ишке жарамсыздык даражасын жана сунушталган өзгөртүүлөрдү алып, жазып алсаңыз болот. Медициналык файлдын өзү компаниянын дарыгеринде калат. Ага сиздин кирүү мүмкүнчүлүгүңүз жок.
Файлга тиешеси жок башка маалыматтар:
- GDPRдин 9-беренесине ылайык жеке маалыматтардын атайын категориялары, мисалы, дини, саясий көз карашы, профсоюзга мүчөлүгү, этникалык теги жана сексуалдык ориентациясы, эгерде мыйзамда атайын өзгөчө учурлар каралбаса;
- кызматкердин жеке жашоосу жөнүндө ишке тиешеси жок жазуулар;
- менеджерлер тарабынан жазылган түзүлбөгөн жеке таасирлер. Кызматкерлер муну көрүшү мүмкүн жана алар көп учурда талаш-тартышта жазылгандагыдан башкача окушат.
Жеке маалыматтарды канча убакытка чейин сактай аласыз?
GDPR белгиленген мөөнөттөрдү белгилебейт: маалыматтар зарыл болгондон узак сакталбашы керек (GDPRдин 5(1)(e) беренеси). AP жумуштан бошотулгандан тартып эсептелген төмөнкү мөөнөттөрдү колдонот.
| маалыматтар | Жумуштан бошотулгандан кийин кармап туруу мөөнөтү |
|---|---|
| Көпчүлүк персоналдык маалыматтар (келишим, баалоо, кат алышуу) | көбүнчө 2 жыл |
| Эмгек акы салыгы боюнча декларация (loonbelastingverklaring) жана инсандыгын тастыктаган документтин көчүрмөсү | 5 years after the end of the calendar year in which the employment ended |
| Салык салуу максаттары үчүн талап кылынган айрым эмгек акы маалыматтары | 7 жыл |
Сиз жалдабаган талапкерлердин маалыматтары, адатта, арыз берүү процедурасынан кийин төрт жуманын ичинде жок кылынат. Арыз ээсинин макулдугу менен сиз аларды бир жылга чейин сактай аласыз.
Бул мөөнөттөрдү ар бир категория боюнча белгилеген жана сиз чындыгында колдонгон сактоо графиги шайкештикти ниеттен далилге айландырат.
Кызматкердин кандай укуктары бар?
Employees may see their file, have inaccurate data corrected and, in defined circumstances, have data erased. You must answer it without undue delay and at the latest within one month (Article 12(3) GDPR).
Access requests often arrive at the start of an employment dispute. The employee then sees everything in the file within that one-month period, including notes by managers.
Жумуш берүүчү катары эмнени текшеришиңиз керек?
Work with a fixed structure and record your choices in the register required by Article 30 GDPR.
- Ар бир кызматкер үчүн аныкталган түзүмгө ээ бирден файл сактаңыз, ошондо анда эмне бар экени айкын болот.
- Муктаж болгон адамдардын кирүү мүмкүнчүлүгүн чектеп, кимдин кирүү мүмкүнчүлүгү бар экенин жазып алыңыз.
- Оору жөнүндө маалыматты компаниянын дарыгерине калтырыңыз жана персоналдык файлдан чыгарыңыз.
- Сактоо мөөнөттөрүн ар бир учурга өзүнчө эмес, жыл сайын белгиленген датага колдонуңуз.
- Мунун баарын иштетүү иш-аракеттериңиздин жазуусуна жазыңыз (GDPRдин 30-беренеси). 250дөн аз кызматкери бар уюмдар үчүн жеңилдик бул жерде сейрек жардам берет, анткени персоналдык маалыматтар үзгүлтүксүз иштетилет. Реестр көбүнчө көзөмөлдөөчү орган сураган биринчи документ болуп саналат.
Кызматкер катары эмнени текшеришиңиз керек?
- Have you asked for access to your file (Article 15 GDPR), and did you receive it within one month?
- Does the file contain a diagnosis or other medical details that belong with the company doctor?
- Are there inaccurate appraisals or notes you can ask to have corrected under Article 16 GDPR?
- Is your former employer keeping data longer than the periods in the table above?
What can we do for you with the personnel file?
биздин жумушка орношуу боюнча адвокаттар advise employers and employees on personnel files:
- We review your personnel files and sickness records against the GDPR and the AP policy rules.
- We draw up a retention schedule and the entries for your Article 30 register.
- We prepare the answer to an access request within the one-month deadline.
- We request access, correction or erasure on behalf of an employee.
- We advise on the use of the personnel file in a dismissal or other employment dispute.
Жыйынтык
- Эмгек келишими жана юридикалык милдеттенмелериңиз үчүн керектүү маалыматтарды гана сактаңыз.
- Кызматкердин макулдугу менен да, диагнозду же оорунун мүнөзүн эч качан жазбаңыз; компаниянын дарыгеринин функционалдык чектөөлөрү жазылып алынышы мүмкүн.
- Most personnel data go 2 years after employment ends; the wage tax statement and the identity document copy 5 years after the calendar year of leaving; certain payroll data after 7 years.
- Кирүү мүмкүнчүлүгү боюнча суроо-талапка бир айдын ичинде жооп бериңиз.
- Ар бир категория боюнча сактоо мөөнөттөрүн графикте белгилеп, аларды жыл сайын колдонуңуз.
Көп берилүүчү суроолор
Кызматкердин паспортунун көчүрмөсүн сактап койсом болобу?
Yes, for the identification required under tax and social security legislation. Keep it for 5 years after the end of the calendar year in which the employment ended, and do not use it for any other purpose.
Эгерде кызматкер мага айтып койсо, анын эмне үчүн ооруп жатканын белгилей аламбы?
Жок. Кызматкер өз ыктыяры менен же макулдугун берсе дагы, сиз оорунун мүнөзүн же себебин жазып ала албайсыз. Сиз күтүлгөн узактыкты жана кызматкер дагы эле кайсы ишти аткара алаарын жазып алсаңыз болот.
